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2024.09.13 活動報告

【令和6年能登半島支援】電化製品を1日でも早くお届けするために＜後編＞

「前編」の記事はコチラをご覧ください

過去の教訓を生かした「4つの工夫」を紹介

GNJPスタッフ一同、いち早く家電をお届けできるように努めています。しかし、チラシの作成、WEBフォームやハガキのご案内、電話対応やPCへの入力作業など、お届けまでにいくつかのプロセスがどうしても必要になります。
この「どうしても時間がかかってしまう問題」は、実はこれまでの災害での支援でも経験してきたことでもあります。そこで、これまでの教訓を生かして、GNJPでは4つの工夫を行っています。

【工夫1】ハガキのデザインをアップデート

見落としや見間違いを減らすために、文字を強調するなど見やすさを向上させました。「これで本当に合っているかな」という申込時の不安を最小限にするために、分かりやすい表現を探りました。見やすく・分かりやすくするためにイラストや色を多用しすぎると、印刷にかかる時間やコストがかかるので、バランスも重要になります。

【工夫2】繰り返しの作業を省力化

氏名や住所など、同じ情報を何度も繰り返しPCへ入力すると、そのぶん時間がかかってしまいます。申込管理の項目や業者への発注用の項目の入力箇所を最小限にし、自動で個数や、発注時の費用計算もできるようにしました。

時間のかかる事務作業をできるだけ効率化し、時間を短縮することで、「少しでも早くお届けできるように」との想いで行っています。

企業さんの力、お借りしています！（1）

さらに、テクノロジーやITサービスを保有する企業さんの力をお借りすることができないかなと探っていたところ、石川県かほく市に本社を置く株式会社PFU様ご協力いただきました。

【工夫3】ハガキの手書き文字を自動で読み込み（OCR技術の活用）

導入前は、ポストに届いた多くのハガキを1枚1枚確認しながら手入力をしていましたが、株式会社PFU様の機器とシステムをお借りすることで、複数のハガキを一度にスキャンしてPCに保存できるようになりました。

スキャンには「DynaEye」というソフトウェアを使ってデジタル化します。これにはOCR（光学的文字認識）という、手書きの文字をコンピュータで利用できるようデジタル文字に変換する技術が使われています。一度に複数のハガキを読み取ることができるので、入力作業も減り作業効率が格段に変わりました。

企業さんの力、お借りしています！（2）

オフィス家具やOA・事務機器等の販売とレンタルを手がけるオフィスバスターズグループ様より地域・社会貢献活動として、オフィスチェアを無償で提供いただきました。

【工夫4】リビングの椅子からオフィスチェアへ

毎日行う事務作業、実はイスも結構大事です。
GNJPの能登事務所は民家をお借りしているので、民家にあったリビング用の椅子を使用していましたが、長い時間の座り作業になると肩こりや腰痛になりがちでした。
イスを提供いただいてからは、長時間の事務作業でも疲れにくくなり、効率よく作業を進めることができるようになりました。偶然でしたが、GNJPのイメージカラーと同じ色のチェアを届けていただき大活躍しています。

事務作業はできるだけ効率よく進め「できるだけ現場」へ。
現地にいるからこそ「できること」を。

いくら電化製品をお届けできたとしても「家電があるだけ」で、決して元通りの生活ができるというわけではありません。私たちも家電を送って終わりではなく、お届けのプロセスを通して住民さんと他愛のない話をしたり、声を聞いたりすることで、生活そのもののお手伝いができるように模索しています。「緑のジャンパーの人たち」として身近な存在に感じていただけるよう、できるだけ事務所での作業は短い時間で済ませ、地域に足を運ぶようにしています。

最近では、他のボランティア団体が主催されていたお餅つき大会や、地元の夏祭りにも参加させてもらい、地元の方と楽しい時間を過ごしました。

本事業の担当スタッフより

電化製品のお届けを含め、能登での活動は私たちの団体スタッフの力だけではできません。今も企業やたくさんの方の力をお借りすることで活動ができています。そしてまた、今回のレポートで紹介した取り組みや工夫は、まだまだ改善できる点も多くあります。

効率的な方法を探り、試し続けることは、限られた人手やリソースのなかで「1日でも早く」を実現するためにはとても重要です。私たちの団体内だけでなく、他の地域で活動されている団体さんとも情報を共有し、アイデアを積み重ねていくことで、災害支援の在り方そのものの発展にも貢献できればと考えています。

皆さま、いつもお力添えいただき、ありがとうございます！
どうぞ引き続きのご支援よろしくお願いいたします。

「前編」はこちら

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